檔案分類要注意詳細(xì)劃分來規(guī)避不利影響
檔案進(jìn)行分類時(shí),通常要求按照產(chǎn)品型號、設(shè)備型號、項(xiàng)目編號等進(jìn)行子類的劃分,項(xiàng)目檔案整理公司,并根據(jù)子類進(jìn)行整理組成案卷,但在具體整理工作中,時(shí)常出現(xiàn)部分文件無法歸屬于哪個(gè)具體的型號或項(xiàng)目的情況,或者文件與幾個(gè)型號或項(xiàng)目都存在著一定的關(guān)聯(lián)性,這會加大檔案組卷難度。檔案資料的利用價(jià)值,即使屬于同一產(chǎn)品、同一設(shè)備或同一項(xiàng)目也有所區(qū)別,同時(shí)也會影響檔案資料的保管期限,但在實(shí)際整理過程中,檔案組卷后,項(xiàng)目檔案整理,通常會將這些不同保管期限的檔案集中管理,并進(jìn)行裝訂固化,不僅不利于后期檢索利用,同時(shí)也對后期檔案價(jià)值鑒定工作的有序開展造成阻礙。且在檔案整理工作中,項(xiàng)目檔案整理服務(wù),檔案信息著錄通常以案卷為著錄單位,而未對該卷的每份檔案信息逐一進(jìn)行著錄,這樣會導(dǎo)致檔案信息內(nèi)容不夠明確,對后期檔案信息的開發(fā)利用造成不利影響。
檔案的歷史考證具有相當(dāng)大的實(shí)用價(jià)值
立檔單位和全宗歷史考證,對檔案的整理和日常管理有多方面的作用。它是制訂可行性整理工作方案和科學(xué)地組織檔案整理工作的依據(jù)。如對該全宗及其各個(gè)部分檔案的整理要求如何確定,采取何種方法等等,項(xiàng)目檔案整理方案,均應(yīng)在研究全宗材料實(shí)際情況的基礎(chǔ)上確定。較為詳細(xì)的歷史考證,不僅是檔案整理的整個(gè)過程中一種必要的參考材料,它對判定文件所屬全宗,考證文件日期等,也都有輔助作用,而且對日后進(jìn)行檔案價(jià)值的鑒定工作、編制檢索工具和利用檔案,也有一定的參考作用。質(zhì)量較高的歷史考證,實(shí)際上是一種頗有實(shí)用價(jià)值的工具書。
檔案整理首先要保持歷史聯(lián)系的關(guān)聯(lián)性
某些檔案材料由于保存的時(shí)間較長,其自身和檔案整理體系都會發(fā)生某些變化,也要對其進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。對零散文件的整理,且對檔案進(jìn)行全過程的整理工作,包括區(qū)分全宗類檔案的分類。整理工作的基本原則是大方向的整理,首先就是必須保持文件之間真實(shí)歷史的聯(lián)系,而文件之間歷史聯(lián)系主要體現(xiàn)為文件在其來源、形成、時(shí)間、內(nèi)容和形式等方面密不可分的關(guān)聯(lián)性。因此我們這個(gè)原則,首先要保持文件之間這種歷史聯(lián)系以及各個(gè)方面的關(guān)聯(lián)性。
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